Király zene, emelkedett hangulat, nagy pörgés jellemezte az ELTE Kerekes Kollégium háromnapos eseménysorozatát, a XIII. Kerekes Napokat. Te ott voltál?
Az ELTE kollégiumok legjavaiban bevett szokás (már évtizedek óta), hogy többnapos rendezvényeket tartanak – kolinapokat – tavasz tájékán. Népszerű, vagy épp feltörekvő fellépőket hívnak meg, sorversenyeket, karaoke-esteket, kalandtúrákat és sok más vonzó programot sűrítenek bele ebbe a pár napba, hogy minden kollégista megtalálhassa a szívének legkedvesebbet. Természetesen ezek az események minden külsőst is tárt karokkal várnak, és így mondhatni fesztiválhangulat uralkodik a helyszíneken.
Az idei szezont a Kerekes Kollégium nyitotta, a március 20–22-ig tartó XIII. Kerekes Napokkal. Az első napot egy sportnappal indították (elvégre nem árt a lendületes kezdés egy többnapos bulihoz), a BEAC jóvoltából, majd az esti teaházban a Félkornálam zenekar szórakoztatta a magukat jólérezni vágyókat. A folytatás egy „International Day” néven futó esemény volt, mely a kollégiumban élő külföldi hallgatókat és az ő kultúrájukat ismertette meg, ami egy élőzenés táncházba torkollott, hogy magyar hagyományainknak is méltó tiszteletet adjunk. A zárónap egy igen erős Cloud9+ koncertet tartogatott, majd Andro, végül pedig Regnok pörgették a lemezeket. Ha valaki esetleg saját hangjára volt kíváncsi, egész este nyitva állt előtte a karaoke terem. Az események alatt folyamatosan italakciókkal (vodkanarancs 450 ft – kell ennél több?) és nyereményjátékokkal kecsegtették a szórakozókat. Felejthetetlen élményekben volt részünk mindnyájunknak, akik részt vettünk az eseménysorozat legalább egy napján!
És hogy hogyan is tudott mindez megvalósulni? Jakó Róberttel, a Kerekes Kollégium Diákbizottságának elnökével– és a rendezvény főszervezőjével – beszélgettem a háttérmunkálatokról, nehézségekről. Íme, egy kis bepillantás a kulisszák mögé:
Jakó Róbert
Milyen háttérmunká(ka)t igényel egy ilyen nagy volumenű esemény szervezése? Tudnál egy gyors „how to do it list”-et felvázolni?
– A rendezvény bejelentése a különböző hatóságok számára
– Költségterv készítése, mire és mennyi szükséges
– Programok megtervezése, a költségterv alapján a lehetőségek felmérése
– Egyeztetés a szereplőkkel (fellépők, támogatók, egyéb szereplők, pl. biztonsági cég, orvosi ellátás)
– Kommunikációs terv előkészítése, az esemény promózása
– Kommunikáció házon belül, a szálak összehangolása, a csapatmunka egységesítése
Kik, és hogyan tudják támogatni a rendezvény sikerességét?
A mi esetünkben az ELTE Kollégiumi Hallgatói Alapítvány által kaptunk rengeteg támogatást a rendezvény megvalósításához. Külön kiemelném a KolHÖK támogatását is, mely lehetővé tette, hogy a zenekarok finanszírozását megpályázhassuk sikerrel, valamint egyéb támogatással is hozzájárult a költségeink fedezéséhez. Végezetül, de nem utolsósorban a Bölcsészettudományi Kar felé is köszönettel tartozom, nekik hála az audiovizuális élmények megvalósulhattak a három nap alatt a fellépők esetében. Külön szeretném megköszönni mindenkinek a segítségét, aki hozzájárult a programok során akár az előkészítéshez, akár a pakolási munkálatokhoz, akár a bevásárlásokhoz, kommunikációhoz, szervezéshez – valamennyi apró és kevésbé apró munka összessége az, hogy ez a rendezvény megvalósult.
Mi a legnagyobb kihívás a diákbizottságotok számára ilyenkor?
A legnagyobb kihívás az, hogy felmérjük pontosan, mire fogékonyak az emberek – évről-évre változik az igény, és ehhez mérten érdemes programot szervezni, hiszen az a célunk, hogy a lehető legtöbb ember jól érezze magát a rendezvényen. Az sem törpül el mellette, hogy megtaláljuk mindenki részére azt a feladatkört, amiben a legjobb, és ne érezze senki azt, hogy kimarad – mindenkinek más az erőssége, és éppen ettől jó, hiszen ezekből a mozaikokból áll össze az esemény maga.
Elégedettek vagytok a XIII. Kerekes Napok kimenetelével?
Összességében igen. Voltak nehézségeink, voltak pillanatok, amikor rezgett a léc, és nagy volt a bizonytalanság azt illetően, hogy mire számíthatunk, de a végére összeállt, és nem érezzük azt, hogy lenne okunk a panaszra. Lehet ezt még jobbá is tenni, és erre fogunk törekedni a jövőben, de ha a mostani lehetőségeket vesszük figyelembe, akkor úgy gondolom, sikerült kikerekíteni a programot. A visszajelzések alapján pozitívan értékelték a résztvevők is a programot, és számunkra ez a legfontosabb, hiszen értük csináltuk, az ő szavuk a legfontosabb ebben a kérdésben.
Tippek & trükkök: van esetleg olyan hasznos tanulság az elmúlt hetek szervezkedéseiből, amit megosztanál velünk?
Hatékony kommunikáció egymás között – nem sikerült mindig megfelelően összehangolni a szálakat, ami okozott bonyodalmakat, illetve az időre való odafigyelés: sok mindent elterveztünk időben, és sok minden volt, ami last minute állt össze. De a legfőbb: legyen melletted egy jó csapat, akik képesek feltalálni magukat, kreatívak, és még el is viselnek. Nekem ez megadatott, és ezért nem tudok elég köszönetet mondani nekik.
Ha ezek után azt kívánod, bárcsak részese lehetnél egy ilyesmi kolibulinak, akkor most kinyílik előtted a lehetőségek tárháza, mert: coming soon – Budaörsi Napok 2018, 21. Ajtsói Napok
Források: facebook.com
Képek: ELTE Online
