Utóirat a levélírás illemtanához

„Én írok levelet magának – / Kell több? Nem mond ez eleget? / Méltán tarthatja hát jogának, / Hogy most megvessen engemet.” – írja Tatjana Puskin Anyeginjében (ford. Áprily Lajos). Mindannyian kerülünk olyan helyzetbe, hogy levelet kell írnunk, akár kézzel-nyomtatva, akár e-mailben. Nyelvi illemtanunk ötödik részében a levélírás témáját járjuk körbe.

Levél azóta létezik, mióta írásbeliség van. Igaz, hogy nyelvi jellemzői, megformálása rengeteget változott az évezredek-évszázadok alatt, a célja ugyanaz maradt: üzenet küldése közvetett módon. Tudják, hogy szól a világ legrövidebb levélváltása? Az ókori Rómában egy patrícius üzent így a kliensének: I! (Gyere!), a válasz pedig ez volt: Eo! (Megyek!). Azért a ma emberének nincs ilyen könnyű dolga, amikor levélíráshoz kezd.

A levélírás kritériumait meghatározza a típusa. Egészen máshogyan írunk egy magánlevelet és egy hivatalos levelet. A magánlevél formai követelményei kötetlenebbek, hiszen azt szerelmünknek, barátainknak, családtagoknak írjuk. Lehet hétköznapi a magánlevél, amikor a célunk az információátadás és a szervezés-egyeztetés, de lehet ünnepi is, mint pl. az imént idézett szerelmeslevél, vagy a különböző köszöntőlevelek. Utóbbiak még ha magánjellegűek is, ünnepi mivoltuk és nyelvi stílusok miatt sok tekintetben hasonlítanak a hivatalos levélre.

A hivatalos levél formai követelményei kötöttek, de azért itt sem mindig egyformán. A cégen belüli, kollégák közötti hivatalos levél lazább, hasonlít sok téren a magánlevélre. Amikor a hivatal ír a magánszemélynek, a magánszemély a hivatalnak, vagy két magánszemély vált hivatalos levelet, illetve két hivatal ír egymásnak, akkor igen megszabottak a formák.

190114_Blog_Feature_Be_Better_at_Email

ProjectManager.com

A levél a feladó feltüntetésével kezdődik: név, rang, cím, telefon, e-mail. Ezt követi a címzett megnevezése: név, rang, esetleg cím is. Ajánlott tárgyat írni ezután, ami könnyíti az anyag feldolgozását és tárolását. A levél „valódi” része csak ezután kezdődik a megszólítással: Tisztelt XY! A levél legyen lényegre törő, hivatalos stílusú, nyelvileg igényesen megfogalmazott. Ne nehezítsük azzal a címzett dolgát, hogy a hosszú, körülményes mondatok, és a túlzott udvariaskodások közepette kelljen megtalálni a levél valódi lényegét, üzenetét. A végén – főleg hosszabb levél esetén – megtörténhet a levél tartalmának, céljának rövid összefoglalása. Ezt követi a lezáró formula: Üdvözlettel/Tisztelettel, alatta a dátum és a kézzel írt aláírás (gépelve is odaírható a név, akkor fölötte kell aláírni). Az utóiratot (U.i., P.s.) inkább csak magánlevélnél használjuk. Azt meg sem kell jegyezni, hogy a levelet A4-es fehér papírra nyomtatva állítsuk ki. Mielőtt kiadunk a kezünkből egy levelet, olvassuk át legalább egyszer, hogy a felépítése megfelelő-e, gondoljunk arra, hogy érteni fogja-e a címzett, illetve nézzük át helyesírási-nyelvhelyességi szempontból is.

Egyre gyakrabban az e-mailt használják az emberek a hivatalos levelek írására is. Itt feladót és dátumot nem közlünk külön a levélben, hiszen azt tartalmazza az e-mail, és értelemszerűen a kézzel történő aláírást is mellőznünk kell. Címzettet is csak akkor írunk, ha központi e-mail címre küldjük a levelet, és valakihez személyesen szeretnénk eljuttatni. Az e-mail további része az előbb leírtak szerint kerül megírásra.

Ne feledkezzünk meg arról, amikor levelet írni készülünk, hogy a levél is üzen rólunk, akárcsak a megjelenésünk vagy a beszédünk: nonverbális jeleket adunk a címzett számára, amelyek meghatározhatják a célunk elérésének sikerességét. Éppen ezért figyeljünk a levél megformálására, és a nyelvi minőségre, helyesírásra is.

Fejléckép: Universities Abroad