Szereted az életet? Akkor ne vesztegesd az időd!

Az időgazdálkodási módszerek megértéséhez és helyes alkalmazásához fontos, ha tisztázzuk: az időgazdálkodás lényege – a tévhittel ellentétben – nem a hatékonyság növelése, hanem az, hogy minőségibb életet tudjunk élni. Ha eddig nem lepődtünk volna meg eléggé, Limpár Imre továbbfűzte a gondolatot, miszerint „az idővel valójában nem lehet gazdálkodni, mivel az idő sosem volt a kezünkben. Az idővel való viszonyunkon viszont tudunk változtatni!” Hogyan? Erre több módszer is létezik. A Karrierközpont előadása ezekbe nyújtott betekintést.

A halogatók problémái orvoslásának az egyik legegyszerűbb és leggyorsabb módja az m=m technika, miszerint ahányszor azt mondjuk „majd” megteszünk valamit, tegyünk inkább „most”. Nem is gondoljuk, hogy e két szó milyen mértékű változást képes előidézni, pedig életvitelünk javításához is komplett változásokra van szükség.

Mindehhez azonban elég a gondolkodásmódunkon változtatni a következőképp: ha szeretjük az életet, ne vesztegessük az időt, mert az élet időből áll. Ez alapján az idő és az élet közé is egyenlőség jelet tehetünk, így a korábbi példához hasonlóan cseréljünk fel két szót, ám ezúttal az „idő” helyett használjuk az „élet” kifejezést. Ha például azon gondolkodunk, mint csináljunk a következő néhány órában, ezt is kérdezhetjük magunktól: „mivel töltsem az életem a következő néhány órában?”. Az idő életünk mértékegysége, amit számíthatunk napokban, hetekben, hónapokban, de másképp viszonyulhatunk, ha ehelyett órákban gondolkodunk. Erről személy szerint a Lopott idő című science-fiction jutott eszembe, melynek alapgondolatán – miszerint a jövőben az idő az új pénznem, és mindenki addig él, míg el nem fogy az ideje – már meg sem lepődünk. (Ha még nem láttátok, nézzétek meg! Utána garantáltan sietni fogtok, bármiről is legyen szó…)

Az időt tehát befektethetjük vagy elpazarolhatjuk, de több nem lesz belőle. Az időgazdálkodás (igen, csak azért is ezt a kifejezést használjuk) alapvetése a priorizálás, melynek feltétele, hogy lássuk céljainkat. Ez fontosabb, mint hinnénk, hiszen célok nélkül nem érhetünk révbe, így érthető, hogy valamennyi további módszer alapja a céljainkat tartalmazó lista.

A kifejezetten a halogatóknak ajánlott gyűlölt hármas módszere szerint, amikor már felhalmozódtak a tennivalók, válasszuk ki a három leggyűlöltebb dolgot, és a reggeli rutin után végezzük el. Tartsuk magunkat ahhoz, hogy amíg ezt nem tettük meg, nem foglalkozhatunk mással sem.

A tervek betartásában segíthet még, ha olyasvalakinek teszünk ígéretet, akire felnézünk, vagy aki előtt bármely okból kellemetlen lenne megszegni fogadalmunkat. De ígéretet tehetünk akár egy olyan közegben is, ahol azt komolyan is tudjuk venni. Emellett célszerű olyan célt kitűzni, melyet meg is tudunk valósítani. Így a láncdohányosként szilveszteri alkoholmámorunk közepette tett „mától nem gyújtok rá többet” jellegű fogadalmak nem túl célra vezetőek.

Terveink megvalósítását az is előmozdíthatja, ha felismerjük, és kiiktatjuk életünkből az időrabló dolgokat. Belegondoltunk már, hányszor nézzük meg naponta az e-maileket vagy Facebook üzeneteket? Na és abba, hogy ezzel mennyi idő megy el? És egész életünk során ez mennyi lehet összesen? Napok, hetek, hónapok? Ilyenkor érdemes elgondolkodni rajta, mivel akarjuk tölteni az életünket.

Próbáljuk mellőzni az olyan időrabló dolgokat, mint a félbeszakító telefonok. Emlékszünk még, mikor volt utoljára kikapcsolva mobilunk? Most persze ne arra az esetre gondoljunk, amikor a sok netezés vagy zenehallgatás miatt hamarabb lemerült, mint konnektor közelébe értünk volna. És abba belegondoltunk már, mennyi időt és figyelmet vesz el az, hogy mobilunk minden egyes hangjelzésére ugrunk, legyen az hívás, SMS, vagy egy e-mail?

A megfelelő információk, ismeretek hiánya, a technikai járatlanság, vagy a szervezetlenség is rengeteg időnket ellophatja, de a legismertebb időrablók a munkatársak, családtagok, ismerősök személyes problémái, melyek az energiavámpírokhoz hasonlóan rengeteg időnket és – nem utolsó sorban – energiánkat elvehetik, így olykor érdemes nemet mondani nekik.

A spontán idő elbaltázás jelensége bizonyára mindannyiunknak ismerős. Nálam konkrétan a napi rutin része a felhozott példa, miszerint suli után megérkezünk a koliba, ahol az egyébként néhány perces evési folyamatot megtoldjuk egy negyven perces sorozatepizóddal (majd ha esetleg maradt még néhány falat a tányérban, az már bőven elég indok arra, hogy megnézzünk még egy részt).

Gyakori időrablók még azok a feladatok, amiket delegálhatnánk, vagyis másokra hagyhatnánk, de mégsem így teszünk. Ennek leggyakoribb oka abban rejlik, hogy sokan nem merünk kérni. Limpár Imre ehhez kapcsolódóan mutatta be az „A-B-C-D-E” technikát, ami egy klasszikus priorizálási rendszer. Persze ehhez is elengedhetetlen az a bizonyos lista, melyen belül kategóriákat hozunk létre. Ennek lényege, hogy az „A” kategóriába sorolt teendők elvégzése előtt nem mehetünk a következőkre. Mivel a halogatás esetében a legtöbb idő a döntésre megy el, ezzel a technikával megspórolhatjuk az így elvesztegetett időt, mivel kategóriáink megmondják, mit kell tennünk. A „D” kategória, a delegálás, az „E” pedig az eliminálás, azaz törlés. Ezek a sor végén foglalnak helyet ugyan, de legalább olyan praktikus kategóriák, mint a többi. Listáinkból gyakran több feladatot is törölhetnénk, de általában – a delegáláshoz hasonlóan – ezt sem tesszük meg, pedig fontos a szelektálás.

Az előző módszerhez hasonló SF mátrix a sürgős-fontos elemzést jelenti. Eszerint négy dobozba kategorizáljuk a már összeállított listánkat. Értelemszerűen az első prioritási boxba kerülnek a „sürgős és fontos”, míg a negyedik dobozba a „nem sürgős és nem is fontos” dolgok. Itt persze felmerül a kérdés – teljesen jogosan –, ha nem is sürgős és nem is fontos, miért akarjuk egyáltalán megcsinálni. Itt ismét érdemes odafigyelni a törlés fontosságára. Ezek után már csak két kategóriánk maradt: a „fontos, de nem sürgős”, illetve a „sürgős, de nem fontos”. Ilyenkor mindig a fontosra koncentráljunk, vagyis célszerű a második dobozba rendezni a fontos, de nem sürgős dolgokat.

A fontos és sürgős dolgok kategorizálása mellett érdemes azon is elgondolkodnunk, hogy mi az igazán lényeges. Itt is alkalmazható ugyanis a jól ismert definíció még általános iskolai biológia tanulmányainkból, mely valahogy így néz ki, ha kivonjuk a rovarokat és bogarakat a képletből: minden lényeges fontos, de nem minden fontos lényeges.

A halogatás felszámolásának legbiztosabb módja azonban a hatos módszer, mert kizárja a halogatók legfőbb ellenségét, a halmozódást. Első lépésben mindig gondoljuk végig a következő nap tennivalóit (akár az olyan szokásos cselekvések közben, mint a fogmosás, így nem vesz el plusz időt és nem is feledkezünk meg róla), ezen belül is válasszuk ki azt a hat dolgot, amit mindenképp szeretnénk megtenni. Következő lépés a priorizálás, vagyis állítsuk fontossági sorrendbe teendőinket, és ahhoz tartsuk magunkat, ne ugráljunk közöttük (nagyobb volumenű, egész napos feladat esetén a szalámi technikát alkalmazva daraboljuk fel hat részre, és ez alapján haladjunk az elvégzésével). Amíg a hat kitűzött dolgot nem tettük meg, ne engedjük meg magunknak, hogy mással foglalkozzunk. Ha esetleg nem végzünk egy nap alatt a hat dologgal, másnap a fennmaradó teendőkkel indítsunk kiegészítve azt az újabb feladatokkal, de a sorrend továbbra is nagyon fontos. Így ha kipróbáljuk a módszert, érdemes legalább két hétig kísérletezni, hogy elérjük a kívánt hatást.

A Pomodoro elmélet központi eleme a ciklikusság. Bizonyított tény, hogy az emberi agy legalább 25 percig bármire képes odafigyelni. Ez alapján, ha 25 perc koncentrációs és 5 perc pihenőidőből álló ciklusokban haladunk, könnyebben tudunk feladatunkra összpontosítani.

Az „utolsó nap” technika lényege, hogy képzeljük el, hogyan viselkednénk akkor, ha valamilyen esemény – akár egy várt utazás, vagy egy rettegett vizsga – előtti utolsó napot élnénk. Mit tennénk ilyenkor? Egész biztosan a legfontosabb dolgokat, és ilyenkor a törlésre, vagy delegációra sem nehéz rávenni magunkat.

A mikroökonómiai tanulmányainkból ismert Pareto-elv az időgazdálkodásban is megjelenik. Eszerint ugyanis tevékenységünk 20 százalékával teremtjük meg a siker 80 százalékát. Itt sem kell távoli példát hoznunk, elég csak a vizsgaidőszakra gondolnunk. Amikor egy hetet hagyunk egy nehéz vizsgára, amit vagy sikerül jól beosztani, vagy nem, de az egész biztos, hogy az utolsó pár napban tanuljuk meg az anyag leghasznosabb részét. Ilyenkor ugyanis átnézzük a korábbi évek vizsgakérdéseit, kiválogatjuk a tanár kedvenc témaköreit, és a legfontosabb részekre koncentrálva sajátítjuk el a leglényegesebb tudnivalókat.

A Parkinson törvény szerint a dolgok vélt fontossága egyenes arányban áll a rendelkezésre álló idővel. Vagyis úgy alakítjuk munkavégzésünket, hogy az kitöltse az elvégzendő feladat rendelkezésére álló időt. Ha valamire sok időnk van, hajlamosak vagyunk azt feltételezni, hogy valami hatalmas, már-már teljesíthetetlen dologról van szó, így félelemből még nehezebben állunk neki. Például a szakdolgozat megírására akár egy teljes év is rendelkezésünkre áll, ám valójában egy hónap alatt is összehozzuk, és akkor legalább hatékonyan töltjük a rövidebb időintervallumot.

A feladatok elvégzéséhez alkalmazható módszerek mellett azonban nem árt, ha úgynevezett „énidőt” is beiktatunk – figyelmeztetett Limpár Imre. Minden héten legalább egy-két órás intervallumot tartsunk fenn magunknak, melynek során lehetőségünk van átgondolni céljainkat, életünket, az igazán lényeges dolgokat.

Minden változásnak ára van, így el kell döntenünk, meg akarjuk-e fizetni. Az időgazdálkodás nem mennyiségi, hanem minőségi változást hoz, a kérdés csak annyi, van-e bátorságunk ahhoz, hogy változtassunk.

A Karrierközpont Hogyan tovább? című előadássorozata következő felvonásában a lámpaláz és a stresszhelyzetek kezelésére kapunk hasznos tippeket!

Képek: edudemic.com, entrepreneur.com, peakshop.hu, grupo.interbel.es, psyciencia.com